Jak zsynchronizować kategorie wiadomości e-mail usługi Outlook.com z programem Outlook 2013

Wielu z nas, którzy używają Outlook.com, lubi również korzystać z synchronizacji z programem Outlook 2013 (znanym również jako Outlook na komputer), aby uzyskać dostęp do nasz e-mail za pośrednictwem tej aplikacji pakietu Office.

Niestety ta synchronizacja ma pewne ograniczenia i słabości. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​domyślnie kategorie wiadomości e-mail wyświetlane w usłudze Outlook.com nie są zsynchronizowane (kategorie programu Outlook są równoważne etykiet Gmaila). Jednak przeprowadzając badania, znalazłem rozwiązanie, które umożliwia tak, widzimy w programie Outlook 2013 kategorie przypisane do każdego e-mailaW tym poście wyjaśniono, jak wdrożyć go krok po kroku.

Jak działają kategorie programu Outlook

Przede wszystkim myślę, że dobrze jest wyjaśnić, jakie są cechy programu Outlook, które prowadzą nas do tego problemu, ale jednocześnie pozostawić otwarte drzwi dla rozwiązania (chociaż jeśli chcesz można przewijać i przechodzić bezpośrednio do kroków rozwiązania).

"

Kiedy zaczęliśmy korzystać z Outlook.com (webmail), zauważyliśmy, że jest już domyślnie seria kategorii i filtrówdziałać bez konieczności konfigurowania czegokolwiek. Wśród tych domyślnych kategorii znajdują się następujące:"

• Aktualności społecznościowe: Grupowe e-maile z Twittera. Facebook, LinkedIn i podobne
• Biuletyny: jest przypisany do biuletynów reklamowych lub informacyjnych firm
• Grupy: jest przypisany do wszystkich wiadomości e-mail z list dystrybucyjnych, takich jak Grupy dyskusyjne Google)
• Dokumenty lub zdjęcia: są przypisywane zgodnie z załącznikami zawartymi w e-mailach
• Aktualizacje dotyczące wysyłki: E-maile dotyczące śledzenia przesyłek produktów grupowych

E-maile są przypisywane do tych i innych kategorii za pomocą filtrów, które są dostarczane domyślnie, których nie możemy edytować ani nawet wiedzieć, jakie są reguły. Możemy jednak utworzyć nowe filtry, które przypisują e-maile do tych kategorii. Na przykład, jeśli odkryjemy, że w kategorii Aktualizacje społecznościowe brakuje e-maili z Pinteresta, możliwa jest nowa reguła, dzięki której takie e-maile będą przypisywane do tej kategorii.

Możliwe jest również tworzenie nowych kategorii, dla których można tworzyć odpowiadające im filtry i reguły, a także możliwe jest oznaczaj ręcznie e-maile, aby przypisać im kategorię, natywną lub utworzoną przez użytkownika.

"

Kiedy tutaj uzyskamy dostęp do usługi Outlook.com za pośrednictwem programu Outlook 2013 i utworzymy pewne kategorie użytkowników>, zostanie wyświetlona ta ostatnia (i tylko ta druga), ale w ograniczonym zakresie sposób . Kategorie w programie Outlook 2013 mają kolory i umożliwiają wykonywanie akcji wyszukiwania, ale te kategorie, które są zsynchronizowane na pierwszy rzut oka, nie. Wyświetlany jest tylko bezbarwny blok z nazwą kategorii."

"

Co by się stało, gdybyśmy w programie Outlook 2013 utworzyli kategorię o dokładnie takiej samej nazwie i przypisali jej kolor? Odpowiedź brzmi: działa dla naszych celów. Po utworzeniu równoważnej kategorii wszystkie wiadomości e-mail usługi Outlook.com z etykietą o tej nazwie będą wyświetlane w programie Outlook 2013 z jej bliźniaczą kategorią >"

Problem, który musimy teraz rozwiązać, to co zrobić, aby kategorie natywne również zostały zsynchronizowane. Oto jak temu zaradzić i osiągnąć pełną synchronizację.

"Pierwszy krok: przekonwertuj wszystkie natywne kategorie programu Outlook na kategorie użytkownika"

"

Jak wyjaśniono wcześniej, informacje z ręcznie utworzonych kategorii są już dostępne w programie Outlook na komputerze, ale nie z natywnych tagów, które firma Microsoft domyślnie dołącza do swojej poczty internetowej. Aby rozwiązać ten problem, musimy przekonwertować te kategorie na kategorie użytkowników"

Możemy to osiągnąć, tworząc filtr/regułę o następującej strukturze:

"

Aby utworzyć regułę musimy kliknąć przycisk opcji w prawym górnym rogu, wybrać Zarządzaj regułami>"

"

To należy powtórzyć dla wszystkich kategorii natywnych, które mają być wyświetlane w programie Outlook 2013. A najlepiej, aby kategoria użytkownika> "

"

Gdy to zrobisz, prawdopodobnie będziemy chcieli ukryć oryginalne kategorie natywne, żeby nie zaśmiecać listy tagów z duplikatami. Możemy to zrobić z panelu Zarządzaj kategoriami >"

Dzięki temu pozbywamy się konieczności wyświetlania zduplikowanych kategorii, a jednocześnie możemy pracować tylko z kategoriami, które można zsynchronizować z pulpitem. Ale potrzebujemy jeszcze jednego kroku, aby ukończyć sztuczkę.

Drugi krok: utwórz w programie Outlook 2013 równoważną kategorię dla każdej kategorii usługi Outlook.com

Teraz musimy tylko utworzyć odpowiedniki w Outlooku 2013. W tym celu musimy przejść do okna Kategorie (karta Strona główna > Kategoryzuj > Wszystkie kategorie) i utwórz nowy kategorie, które mają dokładnie taką samą nazwę jak etykiety Outlook.com, które chcemy zsynchronizować. Jeśli różnica wynosi 1 znak, Outlook nie dopasuje etykiety pochodzącej z serwera do tej, którą właśnie utworzyliśmy, więc musisz się martwić o dopasowanie nazw.

Następnie przypisujemy każdemu kolor, a jeśli chcemy, skrót klawiaturowy i to wszystko! , wszystkie wiadomości e-mail usługi Outlook.com, które są od tej chwili synchronizowane, będą zawierały odpowiednią kategorię lub kolorową etykietę. A co najważniejsze, jest to prawdziwa synchronizacja, więc podczas przypisywania etykiety do wiadomości e-mail z komputera zmiana ta zostanie odzwierciedlona na serwerze (o ile lokalna i nazwy kategorii serwerów są zgodne).

Bonus: szybkie wyszukiwanie z kategorii

Aby jeszcze lepiej wykorzystać kategorie, możemy je zakotwiczyć na pasku szybkiego dostępu (lista przycisków nad Wstążką) filtr umożliwiający szybkie wyszukiwanie według kategorii.

"

Aby to zrobić, musisz najpierw aktywować tryb wyszukiwania >" "

Oczywiście domyślnie wyszukiwanie w Outlooku daje nam wyniki ze wszystkich folderów pocztowych przy rozpoczynaniu wyszukiwania od wpisu skrzynki odbiorczej, a to zachowanie wpływa również na filtr kategorii, który właśnie przypięliśmy.Jeśli chcemy to zmienić, aby uzyskiwać wyniki tylko z bieżącego folderu, musimy przejść do Plik (niebieski przycisk) > Opcje > Wyszukiwanie i tam wybrać Uwzględnij wyniki tylko z bieżącego folderu. Jeśli w przyszłości będziemy chcieli przeprowadzić wyszukiwanie obejmujące wszystkie foldery, nie ma problemu, ponieważ w panel wyszukiwania istnieje możliwość zmiany tej opcji dla szczególnych przypadków (bez zmiany opcji domyślnej)."